database dengan ms.office access

BAB 1

PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi mendorong manusia untuk mengatasi berbagai masalah yang timbul di sekitarnya dengan tujuan untuk mempermudah pekerjaan dan efisiensi waktu. Lingkungan sekolah merupakan suatu instansi yang melayani masyarakat dalam bidang pendidikan. Di dalam sekolah terdapat beberapa bagian yang bekerja sesuai dengan fungsinya masing-masing dan saling berkaitan, seperti staf bagian kesiswaan sebagai petugas bagian penerimaan siswa baru. Para calon siswa yang mendaftar akan melalui berbagai tahapan dalam mendaftar dan akan dilakukan pencatatan tentang data-data calon siswa yang akan mendaftar sebagai suatu informasi pendaftaran. Dari informasi tersebut dapat diperoleh data pengenai riwayat pendaftar. Sebagian sekolah khususnya pada pendataan penerimaan siswa baru di SMAN dalam melakukan proses pencatatan masih mengguunakan cara manual. Dalam proses pencatatan secara manual dimungkinkan terjadi penumpukan data calon siswa karena setiap bagian tidak berhubungan dan bertukar informasi.  Dengan begitu, ada baiknya kita membuat sebuah aplikasi  yang dapat mempermudah pengerjaan yaitu sebuah database menggunakan Ms. Office access. Pembuatan database yang baik memudahkan kita untuk memelihara keamanan data dan pemanfaatan waktu yang lebih efisien.

Didalam system pendataan penerimaan siswa baru SMAN1 pada tahun-tahun sebelumnya yang ada masih serba manual, oleh karena itu seharusnya perlu diperbaharui menurut beberapa alasan dibawah ini :

Pemeriksaan jumlah calon siswa baru yang mendaftar

Calon siswa yang mendaftar akan didata mulai dari identitas pendaftar sampai dengan asal sekolah. Pendataan dilakukan secara detail (seperti disortir) agar tidak terjadi kesalahan pembuatan identitas para calon pendaftar ataupun kehilangan data.

-       Pemeriksaan kelengkapan persyaratan mendaftar

Persyaratan pendaftaran yang ditentukan oleh pihak sekolah akan di hubungkan (relationship) ke daftar identitas calon siswa baru agar tidak terjadi kekeliruan pada penempatan persyaratan pendaftar dengan identitas.

Dalam penerimaan siswa baru SMAN 1 RANTAUPRAPAT

mengikuti persyaratan-persyaratan yang dibuat oleh pihak sekolah,antara lain adalah:

-  Harus mengisi formulir pendaftaran

-            Dalam proses mengimputkan data biasanya dibutuhkan waktu yang sedikit lama

-  Dalam setiap waktunya siswa harus menerima no pendaftaran terlebih dahulu agar dapat mengisi formulir pendaftaran

-  Calon siswa baru hanya boleh mendaftar pada tanggal yang telah ditentukan pihak sekolah lengkap dengan membawa persyaratan mendaftar.

-  Setelah selesai pengisian formulir, formulir diserahkan kepada panitia penerima pendaftaran untuk diinput ke database agar lebih mudah dalam pendataan.

-  Panitia hanya menginput tidak membahas biaya pendaftaran, tetapi petugas hanya penginput data calon siswa baru yang sudah mendaftar dan mengusulkan calon siswa yang telah mendaftar ke panitia yang menentukan kelulusan siswa yang masuk SMAN1 Rantauprapat.

-  Suatu data dirancang dalam Microsoft office access untuk mempermudah pengelolahan data oleh panitia misalnya mencatat nomor pendaftaran dan untuk menghitung jumlah siswa yang lulus memasuki SMAN1.

BAB 2

Table yang diperlukan dalam pembuatan database pada Ms. Office Access  adalah sebagai berikut:

·      table 1 à Data Calon Siswa Baru

·      table 2 à Asal Sekolah

·      table 3 à Nilai

LANGKAH MEMBUAT (DESIGN) TABEL, RELATIONSHIP, QUERY, dan FORM

1. TABEL

w TABEL  1

Cara pembuatannya

1.       Setelah Tabel  1 disimpan kemudian klik kanan pada tabel, klik Design View seperti gambar disamping

2.       Kemudian pada Design View Ketikkan :

1.       Feld Name No  dengan Data Type Autonumber

2.       Field Name No Pendaftaran dengan Data Type Text

Dan seterusnya seperti pada gambar disamping

Disini kami menentukan No Pendaftaran sebagai Primary key. Setelah selesai diketik simpan kembali.

3.         Kemudian Klik lagi pada tabel 1 dan pilih Open

 

4.       Ketikkan data seperti  gambar dibawah

Gambar ddibawah  adalah data lengkap pada Tabel 1.

 

w TABEL 2

Langkah-Langkah Pembuatan Tabel 2 sama seperti pembuatan Tabel 1  :

1.       Setelah Tabel 2 disimpan Kemudian klik kanan pada tabel, isikan field Name dan Data Type sesuai gambar disamping

disini dipilih No Pendaftran sebagai Primary Key sama seperti tabel  1 setelah selesai kemudian simpan

 

2.       selanjutnya klik kanan pada tabel 2 pilih Open.

3.       Input Record seperti Gambar dibawah

Gambar dibawah adalah Record Lengkap Pada Tabel 2

w  TABEL 3

Langkah-langkah Pembuatan :

1.     Setelah tabel 3 disimpan kemudian klik kanan pada tabel 3 lalu pilh design View

Setelah itu isikan Field Name dan Data Type sesuai gambar disamping

Disini dipilih No SKHU sebagai Primary Key

 

2.       Setelah selesai kemudian simpan kembali

 

3.       selanjutnya klik  Open pada Tabel 3 

4.       Input Record seperti Gambar dibawah

 

Gambar dibawah adalah Record lengkap Tabel 3

                                                 

                                                                                                                          

2. RELATIONSHIP

Langkah-Langkah pembuatan Query

Sebelum diibuat ke dalam bentuk query terlabih dahulu membuat relationship. Berikut langkah-langkahnya :

1.      Sebelum di Relationshipkan close all tabel

 

 

2.      klik menu database tools, pilih Relationship

 

3.      Add all seluruh tabel satu persatu.

 

 

4.      Kemudian drop primary key pada tabel satu ke primary key tabel 2, centang Enforce Referencial Integrity, lalu klik Ok

5.      sama seperti langkah ke 4, Drag Primary key Tabel 3 ke tabel 2 sesuai dengan field name primary key tabel 3.

Gambar dibawah adalah ini hasil dari Relationship dari ketiga tabel diatas.

3. QUERY

Langkah pembuatan query:

·      Klik menu create, pilih query design seperti pada gambar di bawah.

 

·      Add all tables satu persatu

 

·      Double click masing-masing field name yang dibutuhkan dari setiap tabel. Klik RUN pada toolbar standard seperti gambar di bawah ini.

 

·      Setelah semua langkah dilakukan, simpan record dengan save as QUERY

Tampilan Akhir Query

 

RelationShip

Cara membuat Ralationship adalah :

 

4.       FORM

Untuk pembuatan record dalam bentuk form, berikut langka-langkahnya

·      Record yang dibuat dalam bentuk query kembali di SAVE AS dan type file diganti menjadi dari query menjadi form seperti gbr dibawah

 Hasilnya akan menjadi

Gambar di atas menunjukkan tampilan form view, selain itu ada juga design view dimana dapat mengatur tampilan form. Tampilan dari DESIGN VIEW digunakan untuk mengubah susunan dari form sesuai dengan keinginan user.

Untuk membuka design view yaitu dengan mengklik kanan table yang telah berbentuk form, dan pilih design view.

Selanjutnya membuat tombol untuk pengoperasian. Berikut ini adalah langka-langkah yang harus dilakukan:

·           Pastikan tampilan telah berada pada design view. Pilih tanda button   Kemudian akan muncul secara otomatis button wizard.

·           Pada categories  pilih record operation dan pada action pilih add new record, lalu klik next. Berikut gambar

·           Pilih text kemudian ketikkan “TAMBAH” . klik FINISH

Dengan cara yang sama seperti diatas buat button untuk record operation selanjutnya berupa ‘ HAPUS’, dan ‘SIMPAN’.

Berbeda dengan langkah pembuatan record operation  ‘TAMBAH’,’HAPUS’,’SIMPAN’,  record operation ‘KELUAR’ pada categories pilih application. Klik next, lalu ketik ‘KELUAR’ pada text. Seperti gambar berikut

Kemudian open FORM VIEW dengan meg-klik kanan form lalu oilih design view seperti gambar

HASIL  AKHIR, save kembali.